Proof of Concept: Met procesgericht werken de informatiehuishouding verbeteren bij DNB

De Nederlandsche Bank (DNB) is de centrale bank van Nederland en zet zich in voor een stabiel financieel stelsel: stabiele prijzen, solide financiële instellingen en een goed werkend betalingsverkeer. DNB houdt toezicht op de financiële markten.

De vraag

In 2022 is DNB gestart met het programma Open op Orde, waaronder het Visietraject “Inrichting van informatiesystemen”. Eén van de aanbevelingen uit dit visietraject is het onderzoeken of het concept ‘procesgericht werken’ binnen DNB past en hoe dit kan bijdragen aan een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding. Om deze uitdaging op te pakken is een Proof of Concept gestart en is er een casus opgepakt van het Depositogarantiestelsel (DGS)-team van DNB. Deze casus bestond uit een unhappy flow van het DGS proces.

De oplossing

De PoC is uitgevoerd met Valtimo processoftware van Ritense en bestond uit 2 fasen: Discovery en Implementatie.

In de Discovery fase is gezamenlijk de project scope en het gemeenschappelijk beeld vastgesteld. Hierin werd het belangrijke inzicht opgedaan dat procesgericht werken geschikt is voor verdere uitwerking en dat het haalbaar is om hiermee de informatievoorziening te verbeteren.

In de tweede fase, de zogenoemde Implementatie, is door Ritense een demo met de DGS casus opgeleverd die bijdraagt aan het beter deelbaar maken van inzichten.

In deze casus bleek het belangrijk voor het DGS-team dat verschillende zaken voor dezelfde klant in één oogopslag zichtbaar zijn. Met behulp van BPMN is het proces duidelijk in kaart gebracht en afgebakend. Hierbij is vastgesteld wat binnen de scope van het proces valt, wat de precieze processtappen zijn en in welke volgorde ze worden uitgevoerd. De schematische weergave van de processtappen bleek zeer waardevol te zijn. Daarbij is het belangrijk dat Valtimo de mogelijkheid heeft om processen na implementatie te wijzigen en toe te voegen op basis van nieuwe inzichten.

Daarnaast heeft het opstellen van een helder en afgebakend proces bijgedragen aan het identificeren van:

• data die gebruikt wordt en wat hiervoor het bronsysteem is;
• data die tijdens het proces gecreëerd of gewijzigd wordt en waar dit opgeslagen wordt;
• beschikbare metadata.

Dit is belangrijk omdat op basis van bovenstaande de informatiehuishouding ingericht kan worden.

Het resultaat

De PoC heeft laten zien dat procesgericht werken een logische aanpak is voor dossiervorming, vooral bij het afhandelen van onderwerpen met een duidelijk begin- en eindpunt. Informatie wordt logisch gestructureerd volgens de gedefinieerde processtappen, wat een intuïtieve manier van werken is. Procesgericht werken draagt zo in belangrijke mate bij aan een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding.