TU Delft digitaliseert afstudeerproces met Valtimo

De TU Delft is een toonaangevende technische universiteit met meer dan 26.000 studenten, verdeeld over acht faculteiten. Jaarlijks ronden een groot aantal studenten hun masteropleiding af. Het afstudeerproces vormt een belangrijk en complex onderdeel van het onderwijs, waarbij studenten, begeleiders, examencommissies en ondersteunende afdelingen nauw samenwerken. Om dit proces beter te ondersteunen en universiteit breed in te zetten, heeft de TU Delft gekozen voor de ontwikkeling van MyCase, een centraal zaakmanagementplatform op basis van het Open Source case- en procesplatform Valtimo.

Uitdaging: centralisatie en standaardisatie

Het afstudeerproces binnen de TU Delft was lange tijd gefragmenteerd. Faculteiten hanteerden eigen werkwijzen, formulieren en communicatiekanalen. Veel stappen verliepen via e-mail en losse documenten, wat zorgde voor beperkte transparantie, foutgevoeligheid en weinig sturingsmogelijkheden. Er was geen centraal overzicht van lopende afstudeertrajecten, geen inzicht in de voortgang van studenten en onvoldoende informatie over de werkdruk van begeleiders. De behoefte aan standaardisatie, inzicht en betere procesbeheersing nam daardoor steeds verder toe.

Oplossing: MyCase op basis van Valtimo

Met MyCase ontwikkelde de TU Delft een centraal zaakmanagementsysteem op basis van Valtimo, het open-source platform voor proces- en zaakgericht werken. MyCase ondersteunt het volledige afstudeerproces van masterstudenten, waarbij de student zelf het proces initieert. Alle stappen – van het kiezen van een begeleider en onderwerp tot beoordeling en afronding – worden vastgelegd in één digitaal dossier.

De keuze voor Valtimo was bewust. Het platform biedt sterke ondersteuning voor complexe processen via BPMN en sluit goed aan op de behoefte aan zaakgericht werken, waarbij veel gegevens, documenten en beslissingen samenkomen. Daarnaast speelde het open-source karakter een belangrijke rol. De TU Delft wilde zelf ontwikkelkracht inzetten en niet afhankelijk zijn van één leverancier. Open source biedt vrijheid, flexibiliteit en de mogelijkheid om functionaliteit aan te passen of uit te breiden wanneer dat nodig is.

Waar nodig is maatwerk ontwikkeld, onder andere voor autorisatiestructuren, documentmanagement en koppelingen met het datawarehouse. Deze bouwblokken zijn generiek opgezet, zodat ze ook voor andere processen herbruikbaar zijn. MyCase is daarmee nadrukkelijk opgezet als een platform, niet als een eenmalige oplossing.

Resultaat: Universiteitsbrede oplossing voor afstuderen

MyCase is inmiddels bij zeven van de acht faculteiten live en wordt dagelijks gebruikt door alle afstuderende masterstudenten en een brede groep medewerkers binnen de centrale en facultaire ondersteuning. De faculteiten werken nu met een voor 80% gestandaardiseerd proces, terwijl er ruimte blijft voor faculteit specifieke uitzonderingen. Alle afstudeercases zijn nu inzichtelijk in één systeem. Dit maakt het mogelijk om actief te sturen op planning en voortgang, studenten beter te begeleiden en de werkdruk van begeleiders inzichtelijk te maken. De standaardisatie van het proces heeft geleid tot meer inzicht, betere controles en hogere kwaliteit.

Vervolgstappen: Uitbreiding en doorontwikkeling

Na het succes van het afstudeerproces wordt MyCase verder uitgebreid met andere processen in het onderwijsdomein, maar ook in de bedrijfsvoering. Tegelijkertijd zet de TU Delft in op het terugbrengen van maatwerk. Waar in de beginfase custom-code nodig was, kan inmiddels steeds vaker gebruik worden gemaakt van standaard Valtimo-functionaliteit. Dit verlaagt de onderhoudslast en vergroot de toekomstbestendigheid van het platform.

Conclusie

Met MyCase heeft de TU Delft het afstudeerproces succesvol gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. De keuze voor een open-source platform als Valtimo, gecombineerd met eigen ontwikkelkracht en samenwerking met Ritense, heeft geleid tot een flexibel en duurzaam fundament. MyCase biedt niet alleen directe waarde voor het afstuderen, maar vormt ook een strategisch platform voor verdere procesdigitalisering binnen de universiteit.