Procesmanagement in
de Common Ground
ONZE EERSTE ERVARING BIJ DE GEMEENTE UTRECHT

Procesmanagement in de Common Ground bij de gemeente Utrecht

Common Ground staat voor 1 keer maken, 355 keer toepassen. Het is het gemeentelijk initiatief dat het delen van kennis en software tussen gemeentes mogelijk gaat maken. Met dit initiatief wil de overheid minder afhankelijk worden van monolithische systemen, de ‘vendor lockin’ verminderen, minder duplicaten van data opslaan en transparantie voor burgers verbeteren.

We zijn enkele maanden geleden in aanraking gekomen met Common Ground. Vanuit de gemeente Haarlem en Utrecht werd ons gevraagd of we onze kennis van procesautomatisering en specifiek van BPMN kunnen delen. We zijn enkele maanden verder en hebben ondertussen eerste ervaringen opgedaan met de API’s voor Zaakgericht werken en een eenvoudig BPMN proces gekoppeld met de API’s. Het leek ons aardig om onze eerste ervaring en ideeën te delen.
 

Common Ground Proceslaag

De architectuur van Common Ground is opgedeeld in 5 lagen.  Data, Services, Integratie, Control en Interaction. Laag vier (control) wordt ook wel de proceslaag genoemd. Deze laag is, net als laag 5, benoemd als ‘gemeente-specifiek’. Dat is precies wat deze laag kenmerkt en ook uniek maakt ten opzichte van de onderliggende lagen.

Hoewel processen globaal gelijk zijn tussen gemeentes, zijn ze dat op detail niet. Er moet gekoppeld worden met andere onderliggende systemen, een beleid is anders waardoor een proces net anders of besluitvorming afwijkend is. Kortom, functionaliteit kan worden uitgewisseld, maar processen, koppelingen en beslissingen moeten flexibel zijn. Een van de doelen van CG is ‘1 keer bouwen, 355 keer gebruiken’. Hoe bereiken we dat in de proceslaag?

We verdelen de proceslaag in twee delen, de generieke en de specifieke laag. In de generieke laag bieden we alles wat bruikbaar is voor elke gemeente, en in de specifieke laag bieden we de ruimte om een eigen invulling te geven aan een proces. Die ‘eigen invulling’ bestaat uit procesmodellen (BPMN 2.0), beslismodellen (DMN 1.0) waar regelgeving in vastligt, koppelingen (API’s), maatwerk functies en data.

Uiteraard is het niet nodig om elke keer het wiel uit te vinden in de specifieke laag. Ook hier wordt gedeeld – met dien verstande dat deze modellen als uitgangspunt dienen voor een eigen invulling. Soms zal dat weinig werk zijn en kunnen modellen 1-op-1 overgenomen worden, soms dienen ze meer als inspiratie en zijn er meer aanpassingen nodig.
 

De Gemeente Utrecht experimenteert met BPMN binnen Common Ground

De gemeente Utrecht wil weten of BPMN 2.0 en specifiek de open source community editie van Camunda een waardevolle toevoeging kan zijn binnen een proeftuin die ze voor Common Ground heeft ingericht. Ritense is gevraagd te ondersteunen bij een pilot, waarmee aangetoond dient te worden dat Camunda gekoppeld kan worden met de API’s voor Zaakgericht Werken. Dit wordt gevalideerd op basis van het proces Beheer Inrichting Gebruik, waarmee Utrecht de openbare ruimte beheerd (BInG).

Binnen een periode van circa acht weken is er een Proof of Concept gebouwd. Het team heeft via NLX (nlx.io), de servicelaag die gemeentes in staat stelt veilig data uit te wisselen, samengewerkt met het ontwikkelteam van Utrecht. Er is een docker container gebouwd met daarin Camunda en aanvullende modules, waarmee gekoppeld is met de API’s voor zaakgericht werken, die reeds eerder zijn ontwikkeld. De applicatiebeheerders van de gemeente hebben het BInG-proces in BPMN gemodelleerd. De oplossing is zodanig gemaakt, dat applicatiebeheerders zelf zonder programmeren processen kunnen koppelen aan zaken.

Het PoC zal worden vergeleken met het alternatief, een gecodeerde workflow. Op basis daarvan zal Utrecht gaan bepalen of BPMN een plaats zal krijgen in haar enterprise architectuur van Common Ground binnen de gemeente Utrecht.

De Gemeente Utrecht experimenteert met BPMN binnen Common Ground


Meer informatie?

Wilt u meer informatie over open source BPM? We spreken graag verder, en delen onze ervaringen. Neem contact op met Rutger Haagsma via 020-3460800.

  Demo aanvragen

desktop_windows


Leer meer over procesmanagement


Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden van procesmanagement bij Ritense?
Vraag dan vrijblijvend de demo aan met praktische tips en praktijkvoorbeelden.


Demo aanvragen